PENGERTIAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
Pelatihan Electronic Document Management System (EDMS) adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengelola dan menyimpan dokumen secara digital.
Dengan memanfaatkan teknologi ini, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan risiko kesalahan, dan meningkatkan responsibilitas terhadap kebutuhan dokumentasi.
DESKRIPSI PENTINGNYA PELATIHAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
Pelatihan Electronic Document Management System (EDMS) sangat penting dalam mengoptimalkan penggunaan sistem ini di lingkungan kerja.
Secara keseluruhan, pelatihan dalam Electronic Document Management System bukan hanya tentang mengajarkan teknis penggunaan sistem, tetapi juga tentang mengubah budaya kerja dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
TUJUAN PELATIHAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
- Memahami Fungsi dan Fitur EDMS:
- Tujuan pertama dari pelatihan adalah memastikan bahwa peserta memiliki pemahaman mendalam tentang fungsi dan fitur yang dimiliki oleh EDMS. Hal ini mencakup kemampuan untuk membuat, mengedit, mencari, dan berbagi dokumen secara elektronik.
- Peningkatan Efisiensi Operasional:
- Pelatihan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen dan informasi di seluruh organisasi. Peserta akan belajar cara menggunakan EDMS untuk mengurangi waktu yang diperlukan dalam penanganan dokumen, meningkatkan proses kerja, dan mempercepat alur kerja.
- Pengelolaan Keamanan Informasi:
- Fokus pelatihan juga termasuk pemahaman tentang kontrol akses, keamanan dokumen, dan praktik-praktik terbaik dalam menjaga kerahasiaan dan integritas informasi. Peserta akan dilatih untuk mengidentifikasi dan merespons potensi risiko keamanan.
MATERI PELATIHAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
- Pengenalan kepada Electronic Document Management System (EDMS):
- Definisi dan konsep dasar EDMS
- Perbandingan antara pengelolaan dokumen tradisional dan pengelolaan dokumen elektronik
- Manfaat dan tujuan implementasi EDMS
- Fungsi dan Fitur Utama EDMS:
- Membuat, mengedit, dan menghapus dokumen
- Sistem pencarian dokumen yang efektif
- Manajemen versi dokumen
- Alur kerja (workflow) dan kolaborasi
- Keamanan Dokumen dan Akses:
- Pengaturan hak akses pengguna
- Enkripsi dokumen
- Audit trail dan pelacakan aktivitas
- Kebijakan keamanan informasi
- Manajemen Metadata:
- Pentingnya metadata dalam pengelolaan dokumen
- Cara menentukan dan menetapkan metadata
- Penggunaan metadata dalam pencarian dan klasifikasi dokumen
- Pemulihan Bencana dan Backup:
- Strategi pemulihan bencana untuk dokumen elektronik
- Prosedur backup dan restore
- Pengelolaan risiko data
- Kolaborasi dan Komunikasi Tim:
- Alat kolaborasi dalam EDMS
- Penggunaan komentar, notifikasi, dan pemberitahuan
- Pengelolaan revisi bersama
- Pelatihan Pengguna:
- Panduan pengguna untuk operasi dasar
- Solusi masalah umum
- Peningkatan adopsi pengguna
- Kebijakan dan Kepatuhan:
- Kebijakan manajemen dokumen
- Kepatuhan terhadap peraturan dan hukum
- Kebijakan privasi dan keamanan
- Integrasi dengan Aplikasi Lain:
- Integrasi EDMS dengan sistem lain
- Penggunaan API (Application Programming Interface)
- Sinkronisasi data
- Evaluasi dan Pengukuran Kinerja EDMS:
- Kriteria evaluasi keberhasilan implementasi EDMS
- Metrik kinerja
- Penyelidikan kepuasan pengguna
Materi pelatihan di atas dirancang untuk memberikan pemahaman menyeluruh kepada peserta mengenai penggunaan, manfaat, dan implementasi EDMS dalam lingkungan kerja.
PESERTA PELATIHAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
- Pengelola Dokumen:
- Staf atau individu yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen di dalam organisasi.
- Mereka perlu memahami bagaimana menggunakan EDMS untuk menyusun, menyimpan, dan mencari dokumen dengan efisien.
- Pegawai Administrasi dan Keuangan:
- Individu yang terlibat dalam proses administrasi dan keuangan perusahaan, karena EDMS dapat membantu dalam pengelolaan dokumen keuangan dan administratif.
- Tim Proyek dan Kolaborator:
- Anggota tim proyek dan mereka yang sering berkolaborasi dalam pengembangan dokumen proyek. EDMS dapat meningkatkan koordinasi dan alur kerja kolaboratif.
- Pengguna Umum dan Karyawan:
- Semua karyawan yang terlibat dalam pengelolaan dan akses dokumen dalam aktivitas sehari-hari mereka. Pelatihan EDMS dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional mereka.
- Tim IT dan Administrator Sistem:
- Profesional IT yang bertanggung jawab atas instalasi, konfigurasi, dan pemeliharaan EDMS. Mereka perlu memahami teknis dan keamanan sistem dengan baik.
PEMATERI/ TRAINER
Pelatihan ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing.
FAQ tentang Surya Training
A : Berapa minimal running pelatihan ini ?
Q : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta
A : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
Q : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
A : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
Q : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
A : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
Q : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
A : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
Q : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
A : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
Q : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien. Namun konfirmasi minimal 2 minggu sebelum pelaksaan pelatihan.
Informasi lebih lanjut
Customer Service : +62 821-1058-4566 (Available WhatsApp)
email : cro.suryatraining@gmail.com
Jadwal Training Terbaru di Tahun 2025
-
- Januari : 16-17 Januari 2026
- Februari : 13-14 Februari 2026
- Maret : 5-6 Maret 2026
- April : 24-25 April 2026
- Mei : 21-22 Mei 2026
- Juni : 11-12 Juni 2026
- Juli : 16-17 Juli 2026
- Agustus : 20-21 Agustus 2026
- September : 17-18 September 2026
- Oktober : 8-9 Oktober 2026
- November : 12-13 November 2026
- Desember : 17-18 Desember 2026
Jadwal tersebut juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta
17 – 18 Desember 2024
Jadwal tersebut juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta